Aditivos de valor

Noites em claro? Antes de responder, Terry Gorman reflecte sobre a pergunta por um instante: “Sim. A primeira entrada em directo foi angustiante.”

No dia 1 de Novembro de 2006, enquanto gestor do Projecto Empresa, deu ordens para que os sistemas herdados fossem desactivados nas instalações da Ciba no Reino Unido e em Itália. Pouco tempo depois, 1.500 colaboradores podiam aceder a um conjunto alargado de soluções da SAP. Em Itália, relembra Gorman, tudo decorreu tranquilamente. No Reino Unido, onde a empresa detém duas fábricas importantes, “houve alguns contratempos”. No entanto, com a ajuda da organização SAP Active Global Support e das suas opções de suporte, tais como SAP MaxAttention, a equipa do projecto ultrapassou todos os obstáculos.

Quando as instalações da Ciba na Ásia começarem a trabalhar com as aplicações SAP Business Suite, em Agosto, a equipa de Gorman poderá contemplar um projecto de dimensões gigantescas. Em apenas três anos e meio, a empresa implementou um extenso portfólio de soluções da SAP para substituir mais de 100 sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) nas suas 80 instalações e centros de investigação em 20 países. Um projecto a esta escala é extremamente raro na indústria química. Contudo, esta transição envolveu muito mais do que apenas software. “A SAP permitiu-nos mudar os nossos processos empresariais de modo a podermos permanecer competitivos no mercado das especialidades químicas”, explica Gorman.

O mercado é, sem dúvida, bastante difícil. A concorrência emergente da Ásia, em particular, exerceu pressão sobre empresas tradicionais como a Ciba, reduzindo os seus lucros. O aumento dos preços da energia e das matérias-primas, a compra de sindicatos e um crescente número de regulamentos também contribuíram para comprimir as margens. “Só podemos sobreviver se aumentarmos a nossa produtividade, se limitarmos a nossa dimensão e nos tornarmos mais transparentes, se adaptarmos os nossos processos e reduzirmos os custos”, explica Michael Löchle, antigo CIO e actual director de Serviços de Grupo e Administração.

“Precisamos também de melhorar a colaboração entre as nossas instalações” – algo que antes era uma excepção e não a regra na Ciba. Cada fábrica encomendava as suas matérias-primas, os procedimentos para entregas de produtos para o exterior variava conforme as instalações, o departamento financeiro na sede de Basileia, na Suíça, só tomava conhecimento do desempenho das várias subsidiárias numa fase posterior, e os clientes tinham de debater-se com diferentes processos de encomenda.

“Agora todos trabalham de mãos dadas”, explica Helmut Prestel, director executivo da fábrica de Lampertheim, na Alemanha. Tal como as outras instalações na Alemanha, Áustria e Suíça, esta fábrica está ligada à rede SAP desde Maio de 2007. A fábrica de Lampertheim produz aditivos para uma série de produtos, incluindo plásticos, tintas e revestimentos, bem como produtos de higiene pessoal. A organização de vendas alemã das três linhas de produto (efeitos de revestimento, aditivos para plástico e tratamento da água e do papel) também se encontra baseada aqui. Em termos gerais, a implementação decorreu tranquilamente, e alguns dias após a entrada em directo, foi possível retomar a produção dentro da normalidade. “Foi um grande momento para os 50 colaboradores extremamente motivados que tinham passado vários meses e um elevado número de horas extraordinárias a trabalhar para este dia”, afirma Prestel.

As vantagens deste projecto global depressa se tornaram evidentes: os administradores de Basileia rapidamente adquiriram uma panorâmica do desempenho de cada uma das instalações; sabiam que stock estava a ser armazenado e onde e, pela primeira vez, podiam enviar previsões consolidadas de vendas, aquisições e produção. Puderam igualmente cumprir os regulamentos internacionais, tais como a directiva da União Europeia relativa ao sistema REACH que regulamenta as substâncias químicas.

“Acima de tudo, dispomos agora de uma plataforma técnica comum e de um conjunto único e transparente de dados”, afirma Brendan Cummins, antigo director de operações e actual director-geral da Ciba. Isto significa que o planeamento é mais fiável. Além disso, a empresa pode ver o efeito de uma transacção nos resultados financeiros em tempo real, apresentando uma maior capacidade de reacção às mudanças no mercado. “A análise aprofundada de dados empresariais permite à direcção tomar melhores decisões estratégicas”, explica Cummins.

No entanto, os dados, têm de ser correctamente conservados. “É essencial que os dados sejam introduzidos com exactidão”, explica Peter Hörl, controlador principal da fábrica de Lampertheim. “Para alguns colaboradores, isto requer algumas mudanças.” “Se os dados não forem introduzidos cuidadosa e correctamente, um processo pode não ficar concluído”, acrescenta Oliver Wolf, gestor de projectos no departamento financeiro na Alemanha. Rapidamente se tornou evidente para todos os implicados que existem mais interdependências no sistema da SAP do que nos sistemas autónomos anteriores da Ciba. “É por isso que os colaboradores também devem deter, pelo menos, um conhecimento básico dos processos nos quais estão apenas indirectamente envolvidos. Tudo está interligado”, explica Wolf.

Markus Rausch, por exemplo, é o responsável pelo planeamento de aquisições e produção em Lampertheim. É ele quem encomenda as matérias-primas e decide que produtos devem ser produzidos e em que quantidades no trimestre seguinte. No passado, cada fábrica realizava esta tarefa individualmente. Hoje, Rausch utiliza o software da SAP para efectuar encomendas para todas as fábricas, trabalhando de perto com as aquisições e as diferentes fábricas. Mantém igualmente um contacto próximo com os fornecedores. “Mas só podemos encomendar as nossas matérias-primas correctamente se todos os implicados assegurarem que os seus dados mestre e dados de transacção estão correctos”, salienta Rausch.

De igual modo, Herbert Jung, um utilizador avançado do departamento de Manutenção e Engenharia, é responsável pela manutenção das máquinas, do equipamento e das ferramentas de medição – assim como pelo armazenamento do equipamento técnico – na fábrica de Lampertheim. Se o equipamento químico avariar, um colaborador da produção introduz um pedido no sistema da SAP, que é transformado numa encomenda no departamento de manutenção. Um técnico recebe a encomenda, contacta a produção e efectua as reparações necessárias. Os materiais e quaisquer serviços necessários por parte de terceiros são apensos à encomenda no sistema.

Depois de reparado o equipamento, a manutenção informa a produção e emite uma factura. “O processo é o mesmo em toda a empresa”, diz Jung. Este relembra que “um erro em qualquer ponto na cadeia de processos pode ter impacto em toda a gente na outra extremidade desta mesma cadeia”. Jung critica o facto de se esperar que os técnicos introduzam os seus dados em ecrãs de língua inglesa. Afirma que o suporte de TI não inclui um conhecimento adequado do processo, que é agora mais complexo.

Löchle admite que as vantagens de uma infra-estrutura global e de um projecto de transformação como o Projecto Empresa são inicialmente mais evidentes a nível do grupo. Löchle sabe que os utilizadores que passaram vários anos a melhorar os seus sistemas antigos por vezes sentem que o nível de padronização é demasiado elevado. No entanto, considera que, em particular na indústria química, é “especialmente vital deter controlo sobre a logística, desde o planeamento da produção e da aquisição de materiais até às vendas e ao marketing, reduzindo assim os custos.” A implementação da SAP, prossegue, permitiu que os processos da Ciba cumprissem estes requisitos, sendo que continua a existir um enorme potencial para aumentos na eficiência e custos reduzidos.

O gestor de projectos Gorman afirma que a Ciba só colherá os benefícios completos do Projecto Empresa quando todas as suas instalações estiverem ligadas ao sistema da SAP. Consequentemente, a empresa iniciou um grupo de trabalho com vista a optimizar os processos empresariais utilizando o software. No princípio de Agosto, as restantes instalações da Ciba colocarão o sistema em directo na região da Ásia-Pacífico, e Gorman está confiante de que isto irá marcar o fim das suas noites em claro.