Additifs à valeur ajoutée

Si j’ai passé des nuits blanches ? Terry Gorman réfléchit un instant, puis répond : « Oui. La première mise en production a certainement été éprouvante pour les nerfs ».

Le premier novembre 2006, en tant que responsable du « Projet Enterprise », c’est lui qui a donné l’ordre de désactiver les systèmes hérités sur les sites de Ciba au Royaume-Uni et en Italie. Quelques instants plus tard, 1 500 employés pouvaient accéder à une vaste gamme de solutions SAP. In Italie, se souvient Terry Gorman, tout s’est déroulé sans encombre. Par contre, au Royaume-Uni, où la société possède deux sites de fabrication importants, « il y a eu quelques petits accrocs ». Cependant, avec SAP Active Global Support et ses options de support telles que SAP MaxAttention, l’équipe de projet a pu surmonter tous les obstacles.

Lorsque les sites Ciba d’Asie commenceront à fonctionner avec les applications SAP Business Suite en août, l’équipe de Terry Gorman pourra dire qu’elle a mené à bien un projet colossal. En un peu moins de trois ans et demi, la société a mis en œuvre une gamme étendue de solutions SAP afin de remplacer plus de 100 progiciels de gestion intégrée (PGI) sur ses 80 sites et centres de recherche dans 20 pays. Il est rare de voir un projet de cette envergure dans l’industrie chimique. Cette transition a pourtant mis en jeu bien plus que du logiciel. « SAP nous a permis de modifier nos processus de gestion afin de pouvoir rester compétitifs sur le marché de la chimie de spécialité » explique Terry Gorman.

Ce marché est vraiment très rude. La concurrence des pays d’Asie émergeants en particulier affecte des sociétés traditionnelles comme Ciba et réduit leurs profits. La hausse des prix de l’énergie et des matières premières, les centrales d’achat, et la multiplication des réglementations ont également contribué à resserrer les marges. « Pour pouvoir survivre, il nous faut augmenter notre productivité, devenir plus flexibles et plus transparents, adapter nos processus et réduire les coûts », explique Michael Löchle, ancien PDG, actuellement directeur du département Services de groupe et administration.

« Nous devons également renforcer la collaboration entre nos sites », quelque chose relevait de l’exception plutôt que de la règle chez Ciba. Auparavant, chaque site commandait ses propres matières premières. Chaque site avait ses propres procédures de livraison des marchandises. Le département financier du quartier général de Bâle ne connaissait que de manière tardive les performances des différentes filiales. Enfin, les clients étaient déroutés par des processus de commande souvent différents.

« A présent, tout le monde travaille à l’unisson, » explique Helmut Prestel, directeur principal du site de fabrication de Lampertheim en Allemagne. Comme les autres sites situés en Allemagne, en Autriche et en Suisse, cette usine a été connectée au réseau SAP en mai 2007. Elle produit des additifs pour une gamme de produits tels que les plastiques, les peintures et enduits et les cosmétiques. Les services commerciaux en charge des trois lignes de produits Effets de revêtement, Additifs plastiques et Traitement de l’eau et du papier sont également basés ici. Dans l’ensemble, l’implémentation s’est bien déroulée et, quelques jours après la mise en production, l’activité a pu reprendre de façon normale. « Ce fut un grand moment pour les 50 employés hyper-motivés qui avaient travaillé durs mois après mois et accumulé les heures supplémentaires en vue de cet aboutissement », dit Helmut Prestel.

Les avantages de ce projet global sont rapidement devenus évidents : la possibilité pour les responsables de Bâle d’obtenir une vue d’ensemble des performances de chaque site, de connaître le lieu de stockage de chaque article et, pour la première fois, de soumettre des prévisions consolidées pour les ventes, les achats et la production. Autre avantage essentiel : la possibilité de se conformer aux réglementations internationales, telles que la directive REACH de l’Union Européenne sur les produits chimiques.

« Avant tout, nous disposons à présent d’une plate-forme technique commune et d’un ensemble unique et transparent de données », souligne Brendan Cummins, précédent directeur de l’exploitation et actuel PDG de Ciba. Cela veut dire que la planification est plus fiable. De plus, la société peut constater en temps réel l’effet d’une transaction sur les résultats financiers et elle est plus réactive aux changements qui interviennent sur le marché. « L’analyse approfondie des données de gestion permet au conseil exécutif de prendre de meilleures décisions stratégiques » explique Brendan Cummins.

Cependant, les données doivent être correctement actualisées. « Il est essentiel que les données soient entrées de manière précise », explique Peter Hörl, contrôleur en chef de l’usine de Lampertheim. « Certains employés vont devoir travailler différemment ». « Une saisie incorrecte des données peut en effet empêcher l’exécution d’un processus », ajoute Oliver Wolf, responsable de projet du département financier en Allemagne. Chaque personne impliquée a pu rapidement constater qu’il y a davantage d’interdépendances dans le système SAP que dans les anciens systèmes autonomes de Ciba. « C’est pourquoi il serait bon que les employés possèdent au minimum une compréhension de base des processus qu’ils ne gèrent pas directement. Tout est lié. » explique Oliver Wolf.

Markus Rausch, par exemple, est responsable des achats et de la planification de la production à Lampertheim. C’est lui qui décide quels produits doivent être produits et dans quelles quantités pour le trimestre suivant et qui commande les matières premières. Autrefois, chaque site de production effectuait ces opérations séparément. Aujourd’hui, Markus Rausch utilise le logiciel SAP pour passer les commandes pour tous les sites en travaillant étroitement avec les achats et les différents sites. Il maintient également un contact étroit avec les fournisseurs. « Mais nous ne pouvons commander nos matières premières que si chaque partie impliquée s’est assurée que ses données de base et ses données transactionnelles sont correctes », souligne Markus Rausch.

Un autre exemple : Herbert Jung, utilisateur spécialiste du département Maintenance et ingénierie est en charge de la maintenance des machines, des équipements et des outils de mesure, ainsi que de l’entreposage de l’équipement technique, à l’usine de Lampertheim. Si un équipement de fabrication chimique tombe en panne, un employé de la production entre une demande dans le système SAP, qui est ensuite transformée en ordre au niveau de la maintenance. Un technicien reçoit la commande, contacte la production, puis effectue les réparations nécessaires. Les matières et tout service tiers éventuel sont associés à la commande dans le système.

Une fois l’équipement réparé, la maintenance informe la production et émet une facture. « Le processus est le même dans toute la société » dit Herbert Jung.
« Une erreur à un stade quelconque de la chaîne de processus peut avoir des répercussions sur tout le monde en aval » fait-il remarquer. Il regrette que les techniciens aient à entrer leurs données dans des écrans en langue anglaise. Pour lui, le support informatique n’a pas une compréhension suffisante du processus qui est à présent plus compliqué.

Michael Löchle concède que les avantages d’un projet global d’infrastructure et de transformation tel que le « Projet Enterprise » sont plus rapidement perceptibles au niveau du groupe. Il comprend que les utilisateurs qui ont mis des années à mettre au point leurs anciens systèmes puissent trouver parfois le niveau de standardisation trop élevé. En particulier dans l’industrie chimique. Cependant, Michael Löchle estime qu’il est « vital de pouvoir contrôler la logistique, de la planification de la production aux ventes et au marketing en passant par les achats, et de réduire ainsi les coûts ». L’implémentation SAP, poursuit-il, a permis d’adapter les processus de Ciba afin de répondre à ces exigences, et il y a encore un potentiel énorme en gains d’efficacité et de réduction des coûts.

Selon le responsable de projet Terry Gorman, Ciba ne récoltera tous les bénéfices du Projet Enterprise que lorsque tous ses sites seront connectés au système SAP. En conséquence, la société a constitué un groupe de travail afin d’optimiser les processus de gestion à l’aide du logiciel. Début août, les sites Ciba restants seront mis en production avec le système dans la région Asie-Pacifique, et Terry Gorman est persuadé que ce sera la fin de ses nuits blanches.