Intelligente Formulare beschleunigen HR-Prozesse

Zu den wichtigsten Herausforderungen im Personalmanagement zählen heute der hohe Kostendruck und die Forderung nach mehr Prozesseffizienz. Hinzu kommt das neue Rollenverständnis des Personalwesens als Servicepartner für das gesamte Unternehmen und zur zentralen Unterstützung der Unternehmensstrategie – beispielsweise bei der Bereitstellung von Kennzahlen zur Erhöhung der Transparenz und als Basis für künftige Entscheidungen. Aber auch der Themenkomplex Normkonformität und Compliance gewinnt stark an Bedeutung – genau wie das Talent Management.

Mit einer Standardisierung der HCM-Grundprozesse und ihrer nahtlosen Einbindung in die ERP-Landschaft lassen sich die Abläufe im Personalwesen besser steuern, Medienbrüche vermeiden, die Durchlaufzeiten verkürzen und alle Beteiligten – ob Mitarbeiter, Führungskraft, Personalsachbearbeiter oder Betriebsrat – entsprechend ihrer Rolle einbinden.

Die Erfahrung aus Projekten zeigt: Damit können in der Personalabteilung zusätzliche freie Kapazitäten in einer Größenordnung von bis zu 22 Prozent geschaffen werden. Denn gerade HR-Prozesse haben in aller Regel einen hohen Dokumentenanteil und betreffen viele – wenn nicht sogar alle – Mitarbeiter im Unternehmen gleichzeitig. Sie sind also hochvolumig.

Im Rahmen der Personalwirtschafts-
lösung SAP ERP Human Capital Management und auf Basis von SAP NetWeaver bietet die Komponente „HCM Prozesse und Formulare“ ein Anwendungs- Framework an, das sowohl eine effiziente Steuerung der Berechtigungen ermöglicht als auch ein hohes Maß an Sicherheit bietet.

Damit ist unter anderem die digitale Erfassung von Informationen in interaktiven Formularen, die sichere Speicherung und Weiterverarbeitung der Daten in SAP ERP HCM und die strukturierte Ablage dieser Formulare in einer elektronischen Personalakte möglich.

Wichtig für die Effizienzsteigerung ist auch, dass immer mehr HCM-Prozesse über Self-Services für Mitarbeiter und Manager rollenbasiert im SAP NetWeaver Portal bereitgestellt werden. Denn Personalarbeit soll dort abgearbeitet werden, wo sie entsteht – im Dialog zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Das ist über das Framework „HCM Prozesse und Formulare“ nun erstmals möglich.

Bei diesem Konzept haben Beschäftigte, Vorgesetzte und Personalsach-
bearbeiter jeweils einen auf ihre Aufgabe genau abgestimmten Zugang zu komplexen Personalprozessen wie etwa „Eintritt ins Unternehmen“, „Versetzung“ oder „Verkürzung der Beschäftigungszeiten“.

Mit der Lösungserweiterung SAP Interactive Forms by Adobe, die den Adobe LiveCycle Designer und die Adobe Document Services beinhaltet, können dabei direkt aus der SAP-Umgebung heraus interaktive Formulare erstellt, verbreitet und verarbeitet werden.

Basis für ein solches intelligentes Dokument ist das plattformunabhängige Adobe Portable Document Format (PDF), das vor mehr als 15 Jahren entwickelt wurde und heute weltweit den Standard für den Austausch elektronischer Daten darstellt. Der Adobe Reader ist auf nahezu jedem Arbeitsplatzrechner installiert, und viele Anwender sind damit gut vertraut.

Dateneinbettung, Formularfunktion, gesteuerte Zugriffskontrolle und vor allem vielfältige Sicherheitsfunktionen – die bisher meist nur selten genutzten Eigenschaften dieses Formats lassen sich zur Automatisierung und Standardisierung von bisher papiergebundenen Abläufen nutzen.

Besonders im Personalwesen, wo auch in 100-prozentig elektronischen Prozessen Anforderungen wie Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Kontrolle oder Archivierbarkeit Voraussetzung für den Einsatz sind, werden diese von den PDF-Dokumenten optimal erfüllt. Damit lassen sich auch die durchaus positiven Eigenschaften von Papier-Schriftstücken wie hohe Akzeptanz, gute Lesbarkeit oder einfache Nutzung durch jedermann mit den Vorzügen eines elektronischen Workflows verbinden.

Und im Unterschied zu einem Webformular erhält man mit einem PDF in allen Prozessschritten immer das gleiche Erscheinungsbild. Außerdem lässt sich jedes Dokument in seiner ursprünglichen Form archivieren, was gerade unter Compliance-Aspekten wichtig ist.

Typischerweise werden die interaktiven PDF-Formulare aus dem SAP-System mit den Grunddaten befüllt und der jeweiligen in dem Prozess beteiligten Rolle online per Workflow zur Verfügung gestellt. Dort lassen sich die zusätzlichen Informationen ergänzen und Anlagen bei Bedarf ebenfalls hinzufügen. Nach Beendigung des Prozesses werden die Veränderungen als Personalmaßnahmen in das HCM-System eingestellt und die Daten aktualisiert.

Das geht alles ohne Medienbrüche und entlastet die Personalabteilung von Routinearbeiten wie z.B. der Weiterleitung von Dokumenten oder der zusätzlichen Erfassung von Daten. Dennoch hat der zuständige Personalsachbearbeiter jederzeit die Kontrolle über die einzelnen Prozessschritte. In seiner „Universal Worklist“ kann er die einzelnen Prozesse und deren beteiligten Rollen bis hin zum Resultat verfolgen und bei Bedarf eingreifen.

Ein weiterer Vorteil: Das jeweilige Formular oder die begleitenden Dokumente können direkt in die digitale Personalakte eingestellt werden. Außerdem sind mit dem Framework erstmals detaillierte Auswertungen der Prozessabläufe mit Hilfe von Leistungsindikatoren möglich.

Das erhöht nicht nur die Transparenz, sondern ermöglicht auch das Erschließen weiterer Potenziale zur Prozessverbesserung – ebenfalls ein wichtiger Aspekt angesichts der wachsenden Herausforderungen, vor denen das Personalwesen heute steht.